Принять оплату от гостя из Китая можно двумя способами: по QR-коду на POS-терминале на ресепшене или по счёту, который менеджер отправляет ссылкой в мессенджере до заезда. Отель получает рубли на расчётный счёт и закрывающие документы по каждой операции. Карты иностранных банков, Visa и Mastercard, через ГудПейментс не проходят, поэтому схема строится на другом способе оплаты.
Дальше о двух сценариях (предоплата по брони и оплата на стойке), о том, что объяснить персоналу, как прописать условия отмены и какие документы понадобятся бухгалтерии и банку.
Почему обычный терминал на ресепшене не решает задачу
Стандартный терминал рассчитан на российские карты. Гость из Китая подходит к стойке, карта иностранного банка не срабатывает, наличных у него немного. Заселение затягивается, а администратор объясняет курс обмена вместо того, чтобы встречать следующего гостя.
Вторая сложность в том, что бронь приходит по-разному. Одни гости пишут напрямую в мессенджер, другие появляются на стойке с уже готовой бронью. Отелю нужны два канала: быстрая оплата на месте и счёт, который можно отправить заранее.
Два сценария: бронь заранее и оплата на ресепшене
Выбор зависит от того, как гость к вам попадает.
| Ситуация | Способ | Что делает гость |
|---|---|---|
| Бронь напрямую, нужна предоплата | Счёт ссылкой в мессенджере | Открывает ссылку и оплачивает из своей страны до приезда |
| Гость приехал, оплата при заселении или выезде | POS-терминал с QR-кодом | Сканирует код на терминале |
| Бронирование на вашем сайте или в системе бронирования | Интеграция по API | Платит, не уходя со страницы |
Для небольшого отеля обычно достаточно первых двух строк. API-интеграция нужна, когда прямых броней через сайт много и менеджеры не успевают выставлять счета вручную.
Как проходит оплата на стойке регистрации
Сотрудник вводит сумму на терминале, на экране появляется QR-код. Гость сканирует его, платёж автоматически конвертируется, отель получает рубли на расчётный счёт.
Объяснять принцип гостю долго не придётся: достаточно показать на экран терминала. Распечатанная памятка рядом с ним на китайском и английском убирает большую часть вопросов.
Так можно закрывать проживание целиком, доплаты за дополнительные услуги, питание и трансфер. Один из отелей в Казани подключил POS-терминал, и гости оплачивают на нём и проживание, и услуги.
Хотите принимать оплату от гостей из Китая на ресепшене без размена валюты? Расскажем, как подключить терминал под ваш отель. Оставить заявку
Как отправить счёт ссылкой до заезда
Если гость бронирует через мессенджер, предоплату удобнее взять сразу. Менеджер формирует инвойс и отправляет ссылку на оплату в том же чате, где идёт переписка. Гость открывает её с телефона и платит из своей страны.
Как оформить такой счёт, мы описали в статье про счёт иностранному клиенту. Для отеля в счёте стоит указать даты проживания, категорию номера и условия отмены. Гость видит, за что платит, и реже переспрашивает детали.
Бронь при этом подтверждена платежом, и фраза «оплатим на месте» остаётся в прошлом.
Что подготовить персоналу
Техническая часть простая. Сложнее договориться, чтобы ресепшен и менеджеры по броням действовали одинаково.
- Решите, кто выставляет счета заранее, а кто принимает оплату на стойке. Не оставляйте это на усмотрение смены.
- Напишите короткую инструкцию: как открыть оплату на терминале, что сказать гостю, к кому обращаться, если платёж завис.
- Подготовьте памятки для гостей на китайском и английском о том, как отсканировать код.
- Отправляйте ссылку на оплату только вместе со счётом, где есть даты, номер и условия отмены.
- Назначьте ответственного за сверку: оплата отражается в карточке брони в тот же день.
Предоплата, депозит и условия отмены
С залогом нужно определиться заранее. Привычную блокировку суммы на карте при заселении в этой схеме лучше не планировать: гость платит по QR-коду или по ссылке.
Что можно сделать:
- принимать полную оплату или предоплату при бронировании и прописать это в правилах;
- если нужен депозит, вынести его отдельной строкой счёта и заранее объяснить гостю, когда и как он возвращается;
- порядок возврата при отмене или раннем выезде уточнить у менеджера до запуска и записать в регламент отеля.
Условия бесплатной отмены указывайте прямо в счёте. Гость, получивший ссылку в мессенджере, будет искать их именно там, а не на сайте.
Какие документы нужны бухгалтерии и банку
ГудПейментс работает с отелем по агентскому договору как иностранный агент. «Платёжный агент» в 103-ФЗ — другое понятие, подробности в статье про платёжного агента для приёма платежей из-за рубежа.
Расчёты с иностранным агентом считаются валютной операцией, даже если деньги приходят в рублях. Ограничений нет, но банк вправе запросить документы для валютного контроля: договор, отчёты агента и акты. До первого поступления лучше согласовать с банком квалификацию договора и код валютной операции. Юристы рекомендуют поставить договор на учёт заранее, не дожидаясь порога.
Бухгалтеру пригодятся:
- агентский договор с приложениями;
- отчёты агента и акты;
- закрывающие документы по каждой операции;
- счёт или карточка брони, к которой привязан платёж.
Образцы документов мы присылаем заранее, чтобы бухгалтер и банк увидели их до первого гостя. Конвертацию выполняет отдельная компания-партнёр, её название и документы менеджер покажет до подписания договора.
По легальности. Схему разбирали юристы, заключение пришлём по запросу. Деньги приходят в рублях на расчётный счёт, по каждой операции есть документы. Подробнее в материале о том, легально ли принимать оплату от иностранцев.
Сколько это стоит и как подключиться
Стоимость такая: без комиссии от оборота, фиксированная стоимость обработки перевода и комиссия за обмен. Точные суммы зависят от сценария, их обсуждает менеджер.
Подключаются ООО и ИП с расчётным счётом. Интеграция и настройка бесплатные, за отелем закрепляется персональный менеджер, принимать оплату можно с первого дня после подключения.
Решение только для иностранных клиентов, не для россиян за границей.
Готовы принимать оплату проживания от гостей из Китая? Подберём терминал или счёт ссылкой под ваш отель. Оставить заявку
Частые вопросы
Можно ли принимать оплату только на ресепшене, без предоплаты?
Можно. Терминал с QR-кодом закрывает оплату при заселении или выезде. Для прямых броней предоплату по ссылке всё же лучше оставить: она привязывает бронь к платежу.
Что получает отель, когда гость платит из Китая?
Гость оплачивает из своей страны, платёж автоматически конвертируется, на расчётный счёт приходят рубли. По каждой операции отель получает закрывающие документы.
Подойдёт ли способ небольшому отелю или хостелу?
Да, если у компании или ИП есть расчётный счёт. Небольшому объекту обычно хватает терминала на стойке и счёта ссылкой для прямых броней.
Что делать, если гость хочет оплатить банковской картой?
Карты иностранных банков, Visa и Mastercard, этим способом не принимаются. Предложите оплату по QR-коду на терминале или отправьте счёт ссылкой.
Нужно ли заранее что-то согласовывать с банком?
Да. До первого поступления согласуйте с банком квалификацию агентского договора и код валютной операции, а договор поставьте на учёт. Образцы документов мы присылаем заранее.
