Чтобы клиника получила оплату от пациента из Китая и спокойно прошла вопросы банка, нужны три комплекта бумаг: договор с пациентом, агентский договор с сервисом приёма платежей и документы по каждой операции. Предоплату проще всего взять счётом со ссылкой, которую менеджер отправляет в мессенджер, а деньги приходят в рублях на расчётный счёт.
В статье: что прописать в договоре с пациентом, как выстроить предоплату, что запросит банк и что хранить после каждого платежа. Общую схему расчётов с зарубежными клиентами мы описали в материале про оплату из-за рубежа: условия, платежи и документы. Здесь только то, что важно для медицины.
Какие документы нужны клинике
В работе вам понадобятся пять бумаг.
| Документ | Между кем | Зачем нужен |
|---|---|---|
| Договор на платные медицинские услуги | клиника и пациент | программа лечения, цена, порядок оплаты и возврата |
| Смета или выписка из прейскуранта | клиника и пациент | основа для счёта на предоплату |
| Инвойс (счёт на оплату) | клиника, затем пациент | то, что пациент оплачивает |
| Агентский договор | клиника и иностранный агент | основание для поступления рублей |
| Отчёт агента и акт | агент и клиника | подтверждают каждую операцию, их может запросить банк |
Все пять можно подготовить до первого платежа. Образцы документов мы присылаем заранее, ещё до подключения.
Что прописать в договоре с пациентом
Пациент из Китая подписывает договор до приезда, часто дистанционно, и потом сверяется с ним при каждом платеже. Поэтому формулировки должны быть однозначными с первого раза.
Что стоит зафиксировать:
- программу лечения по пунктам, чтобы было видно, что входит в цену, а что оплачивается отдельно;
- цену по прейскуранту на дату договора и одну валюту для договора, сметы и инвойса;
- размер и срок предоплаты, порядок оплаты остатка;
- плательщика, будь то сам пациент или родственник, чтобы данные в счёте и документах сходились;
- что происходит при отказе от поездки и при изменении программы, в каких случаях предоплата возвращается полностью, в каких частично и как оформляется решение;
- язык: договор и смета на русском и китайском либо официальный перевод в приложении, который переводчик клиники проходит с пациентом.
ФИО в счёте должно совпадать с паспортом. Номер договора лучше указывать в каждом инвойсе: по нему вы и бухгалтер быстро найдёте нужную бумагу.
Условия возврата лучше обсудить, пока нет спорной ситуации. Лечение могут сократить, пациент может не приехать, врач может поменять план. Если всё это записано заранее, спорить не придётся.
Как взять предоплату
Типичная ситуация: пациент из Китая выбрал программу диагностики и операции, но приедет через несколько недель. Клинике нужно подтверждение, что место закреплено. Пациенту нужен понятный способ заплатить из дома.
Порядок такой:
- Согласуйте программу и составьте смету по прейскуранту. Если нужен переводчик, подключите его на этом этапе.
- Подпишите договор, в котором указана сумма предоплаты.
- Менеджер клиники выставляет инвойс на эту сумму и отправляет ссылкой в мессенджере.
- Пациент оплачивает счёт из своей страны, ехать в клинику для этого не нужно.
- Платёж конвертируется, рубли поступают на расчётный счёт клиники, по операции формируются закрывающие документы.
- Остаток оплачивается после лечения вторым инвойсом или на ресепшн по QR-коду на терминале.
Если запись идёт через сайт, оплату можно встроить в него по API, и пациент заплатит, не покидая страницы. Подробнее о вариантах мы писали в статье про способы приёма оплаты от зарубежных клиентов.
Что проверит банк
Здесь чаще всего возникают вопросы у финансовых директоров. ГудПейментс работает с клиникой по агентскому договору как иностранный агент. «Платёжный агент» в смысле 103-ФЗ означает другое, не путайте эти понятия в переписке с банком.
Расчёты с иностранным агентом считаются валютной операцией, даже если деньги приходят в рублях. Ограничений на такие расчёты нет, но уполномоченный банк вправе запросить договор, отчёты агента и акты. Поэтому мы советуем:
- до первого поступления согласовать с банком, как он квалифицирует договор и какой код валютной операции использовать;
- поставить договор на учёт заранее, не дожидаясь порога, так рекомендуют юристы;
- сверить назначение платежа в поступлении с текстом договора.
Конвертацию выполняет отдельная компания-партнёр. Её название и документы менеджер покажет до подписания договора.
Хотите посмотреть образцы агентского договора и отчёта до подключения? Пришлём их и подскажем, что согласовать с банком. Оставить заявку
Что хранить по каждой операции
Заведите на каждого пациента отдельную папку, бумажную или электронную. Тогда ответ на запрос банка или бухгалтера займёт несколько минут.
- договор и допсоглашения;
- смета и выписка из прейскуранта;
- инвойс с номером договора;
- закрывающие документы по операции;
- отчёт агента и акт;
- акт оказанных услуг после лечения.
Как оформлять чек на онлайн-кассе и учитывать выручку по таким оплатам, согласуйте с бухгалтером до первого платежа. Ответ зависит от вашей системы налогообложения и учётной политики.
Как пациент платит и чего не получится
У клиники три способа принять оплату: ссылка на счёт в мессенджере, оплата на сайте по API и POS-терминал на ресепшн, где пациент платит по QR-коду. Для предоплаты из Китая обычно хватает ссылки, а для остатка на месте удобен терминал. Один из наших примеров: клиника, где пациент оплачивает программу лечения целиком. Подробнее об этом потоке мы писали в материале про оплату медицинского туризма из Китая.
Теперь об ограничениях. Карты иностранных банков, Visa и Mastercard, через ГудПейментс не проходят. Решение подходит только для иностранных клиентов и не рассчитано на россиян за границей. Подключаются ООО и ИП с расчётным счётом. Оплата зарубежным поставщикам — другая задача, здесь речь о приёме оплаты.
Где клиники ошибаются
- Начинают брать предоплату, не обсудив договор с банком.
- Выставляют счёт без номера договора или с ФИО, которое не совпадает с паспортом.
- Указывают цену в разных валютах в смете, договоре и инвойсе.
- Не переводят условия возврата, и пациент потом не понимает, почему ему вернули не всю сумму.
- Не сохраняют отчёты агента и акты, а через полгода их запрашивает банк.
Подключим приём оплаты от пациентов из Китая и закрепим за клиникой персонального менеджера. Образцы документов пришлём заранее. Оставить заявку
Частые вопросы
Когда можно начать принимать оплату?
С первого дня после подключения. Интеграция и настройка бесплатные, за компанией закрепляется персональный менеджер. Банк лучше предупредить заранее, до первого поступления.
Сколько это стоит?
Без комиссии от оборота, фиксированная стоимость обработки перевода и комиссия за обмен. Точные суммы не называем: условия зависят от сценария и обсуждаются с менеджером.
Это законно?
Схему разбирали юристы, заключение пришлём по запросу. Деньги приходят в рублях на расчётный счёт, по каждой операции есть документы.
Нужно ли пациенту приезжать в клинику, чтобы внести предоплату?
Нет. Менеджер отправляет инвойс ссылкой в мессенджере, и пациент оплачивает его из своей страны. Если запись идёт через сайт клиники, оплату можно встроить в него по API.
Какие документы клиника получает по операции?
Закрывающие документы по каждой операции, а также отчёт агента и акт. Банк может запросить их вместе с агентским договором, поэтому храните всё в папке пациента.
