Предоплату брони от гостя из ОАЭ отель принимает по счёту со ссылкой на оплату. Гость платит из своей страны, платёж автоматически конвертируется, а отель получает рубли на расчётный счёт и закрывающие документы по каждой операции. Остаток суммы закрывают на ресепшене по QR-коду на POS-терминале.
Одно ограничение сразу: карты иностранных банков, Visa и Mastercard, через ГудПейментс не проходят. Дальше по порядку: как провести бронь от подтверждения до заезда, что прописать в правилах отмены и что заранее обсудить с банком.
Почему SWIFT-перевод плохо подходит для броней
Гость из ОАЭ бронирует номер заранее, а отель закрывает его на эти даты. Если гость не приедет, потеря прямая, поэтому предоплата нужна.
Обычный SWIFT-перевод через банк-корреспондента требует реквизитов, инвойса и внимания бухгалтера по каждой брони. Когда броней много, это превращается в ручную работу. Гостю тоже нужно разобраться, как оформить международный платёж, и вопросы по этому приходят вам.
Отелю нужен способ приёма оплаты, понятный с первого сообщения: получил ссылку, оплатил, получил подтверждение брони.
Из каких частей состоит оплата брони
У брони три точки оплаты, и в каждой свой способ.
| Этап | Что нужно отелю | Способ |
|---|---|---|
| Предоплата при бронировании | Получить деньги до заезда | Ссылка на оплату в мессенджере или оплата на сайте |
| Доплата и допуслуги | Закрыть остаток при заселении или выезде | QR-код на POS-терминале |
| Отмена или изменение брони | Применить условия, которые согласовали с гостем | Правила отмены в условиях бронирования |
Как принять предоплату ссылкой
Способ подходит, когда гость пишет в мессенджер или на почту, а бронь подтверждает менеджер. Это ручной инвойс. Порядок такой:
- Согласуйте условия бронирования: даты, категорию номера, полную стоимость в рублях, размер предоплаты и правила отмены. Пусть гость подтвердит их в переписке.
- Выставьте счёт на оплату и отправьте ссылку в том же мессенджере. В сообщении укажите номер брони и фамилию гостя, чтобы бухгалтерия не гадала, к чему относится поступление.
- Гость оплачивает из ОАЭ. Платёж конвертируется автоматически, отелю ничего пересчитывать не нужно.
- После поступления отправьте подтверждение брони с номером и остатком, который гость оплатит на месте.
- Закрывающие документы по операции передайте в бухгалтерию вместе с перепиской о бронировании.
Для ручного счёта интеграция не нужна. Принимать оплату можно с первого дня после подключения, а интеграция и настройка бесплатные.
Хотите принимать предоплату броней от гостей из ОАЭ без SWIFT-переводов? Расскажем, как подключиться, и пришлём образцы документов. Оставить заявку
Что делать, если бронь идёт через сайт
Если у отеля есть свой сайт или система бронирования, оплату можно встроить в форму через API-интеграцию. Гость выбирает даты и платит, не уходя со страницы. Менеджеру не нужно выставлять счёт под каждую заявку.
Ручной счёт остаётся в запасе. Он удобен для групповых броней, особых условий и гостей, которые пишут напрямую. Сравнение способов есть в статье про способы приёма оплаты от иностранцев.
Как закрыть остаток на ресепшене
При заезде гость доплачивает остаток, а потом платит за спа, ресторан и допуслуги. На ресепшене для этого стоит POS-терминал: гость сканирует QR-код на терминале и оплачивает. Российская карта ему не нужна.
Так работает один из казанских отелей: гости оплачивают проживание и услуги на терминале, а отель получает рубли на расчётный счёт.
Что стоит продумать заранее:
- В подтверждении брони указывайте, сколько останется оплатить на месте. На стойке не будет споров о сумме.
- Предупредите администраторов, что гость платит по QR-коду, а не картой. Если кто-то достанет карту Visa или Mastercard, у сотрудника уже будет готовый ответ.
- Решите, кто фиксирует оплату с терминала в учётной системе, чтобы поступления сходились с бронями.
Какие правила отмены прописать
Предоплата без ясных правил отмены быстро превращается в спор. Гость, который заплатил заранее, обязательно спросит, что будет, если планы изменятся. В условиях бронирования лучше сразу написать:
- до какого момента отмена бесплатная и вся предоплата возвращается;
- в каких случаях действует штраф и из чего он складывается;
- что считается невозвратом, например поздняя отмена или незаезд;
- как поступать при раннем выезде и переносе дат.
Условия отправляйте до оплаты и просите подтвердить. Тогда любая претензия закрывается ссылкой на переписку.
Как технически провести возврат через сервис, обсудите с менеджером до запуска. Первая отмена не должна стать экспериментом.
Что сказать банку и бухгалтерии
ГудПейментс работает с отелем по агентскому договору как иностранный агент. Расчёты с иностранным агентом считаются валютной операцией, даже если деньги приходят в рублях. Ограничений нет, но уполномоченный банк вправе запросить договор, отчёты агента и акты.
Поэтому лучше подготовиться заранее:
- До первого поступления согласуйте с банком, как он квалифицирует договор и какой код валютной операции указывать.
- Поставьте договор на учёт заранее, не дожидаясь порога. Так рекомендуют юристы.
- Запросите у менеджера образцы документов. Мы присылаем их заранее.
- Настройте в бухгалтерии привязку каждого поступления к номеру брони.
Конвертацию выполняет отдельная компания-партнёр. Её название и документы менеджер покажет до подписания договора.
По легальности отвечаем так: «Схему разбирали юристы, заключение пришлём по запросу. Деньги приходят в рублях на расчётный счёт, по каждой операции есть документы.» Общий порядок расчётов описан в статье как получить оплату из ОАЭ за услуги.
Сколько это стоит и кто может подключиться
Стоимость такая: без комиссии от оборота, фиксированная стоимость обработки перевода и комиссия за обмен. Точные суммы не называем: условия зависят от сценария и обсуждаются с менеджером. За компанией закрепляется персональный менеджер.
Подключиться могут ООО и ИП с расчётным счётом. Решение работает только для иностранных клиентов и не подходит для россиян, которые находятся за границей.
Готовы принимать брони от гостей из ОАЭ с предоплатой и доплатой на ресепшене? Менеджер подберёт схему под ваш отель. Оставить заявку
Частые вопросы
Можно ли взять предоплату только за часть проживания?
Да, размер предоплаты определяет отель. В счёте укажите сумму предоплаты, а остаток зафиксируйте в подтверждении брони и закройте при заселении по QR-коду на терминале.
Нужен ли отелю валютный счёт?
Нет, деньги приходят в рублях на расчётный счёт. При этом сама операция считается валютной, поэтому банк может запросить договор и документы. Лучше согласовать это с банком заранее.
Как вернуть предоплату, если гость отменил бронь?
Основание для возврата задают правила отмены из условий бронирования. Как провести возврат технически, согласуйте с менеджером до запуска.
Можно ли принять оплату у гостя, который приехал без предоплаты?
Да. Гость платит на ресепшене по QR-коду на терминале, и отель получает рубли на расчётный счёт так же, как при предоплате по ссылке.
