Вопрос «как принять оплату от китайской компании» обычно встаёт, когда банковский перевод идёт неделями или возвращается обратно. Есть схема, которая работает. Вы заключаете с партнёром договор и выставляете счёт, китайская компания оплачивает его из Китая, платёж конвертируется, а на ваш расчётный счёт приходят рубли и документы для бухгалтерии. Дальше по шагам: что подготовить до сделки, как выставить счёт, что получит бухгалтерия и где чаще всего ошибаются те, кто впервые получает оплату от китайского партнёра.
Кому пригодится эта инструкция
Расчёты с китайскими компаниями бывают не только в экспорте товаров. К нам с этой задачей чаще всего приходят:
- агентства въездного туризма, которые принимают предоплату от китайских турагентств за группы;
- отели и санатории, работающие с китайскими туроператорами по договору;
- клиники, куда пациентов направляют медицинские агентства из Китая;
- IT- и консалтинговые компании, которые оказывают услуги китайским заказчикам;
- организаторы обучения и стажировок для сотрудников китайских компаний.
Оплата зарубежным поставщикам — другая задача, здесь речь о приёме оплаты.
Почему обычный банковский перевод из Китая подводит
Первое, что предлагают обе стороны, — межбанковский перевод. У него несколько слабых мест.
Деньги идут через цепочку банков, и когда они дойдут, заранее неизвестно. Перевод могут задержать на дополнительную проверку или вернуть отправителю. Комиссии посредников сложно посчитать наперёд. А китайскому партнёру ещё приходится разбираться с реквизитами и назначением платежа.
Для разового крупного контракта с долгим сроком оплаты это иногда терпимо. С регулярными платежами хуже: предоплаты за группы и ежемесячные счета за услуги сбивают рабочий график, а партнёр начинает нервничать.
Как принять оплату от китайской компании: шесть шагов
Вот как принять оплату от китайской компании на практике, от договора до документов.
Шаг 1. Договор с китайским партнёром
В основе любой сделки лежит договор, где описаны услуга или товар, стоимость, порядок и сроки оплаты. Бухгалтерии он нужен как основание для поступления, а банк может запросить его при проверке.
Пропишите в договоре, что оплата идёт по счёту и может поступать через агента, с которым у вас заключён агентский договор. Формулировку лучше согласовать с вашим юристом. Пример менеджер ГудПейментс пришлёт заранее.
Шаг 2. Подключение к сервису
С ГудПейментс компания заключает агентский договор. Мы работаем как иностранный агент и принимаем оплату от вашего клиента. Настройка бесплатная, за компанией закрепляется персональный менеджер.
Сразу запросите образцы документов, которые получит бухгалтерия: отчёты агента и акты.
Шаг 3. Счёт для китайской компании
Счёт выставляется так, как вам удобнее работать с партнёром. Можно отправить ссылку в переписке, если вы общаетесь в мессенджере или по почте. Если заказы приходят через сайт или систему бронирования, подойдёт API.
В сопроводительном письме укажите номер договора и назначение платежа. Китайской бухгалтерии так проще провести оплату у себя.
Шаг 4. Оплата из Китая
Китайская компания оплачивает счёт из своей страны. Открывать что-либо в России ей не нужно, возиться с российскими реквизитами тоже.
Шаг 5. Рубли на расчётный счёт
Платёж автоматически конвертируется, и на расчётный счёт вашей компании приходят рубли. Ничего менять самостоятельно не нужно.
Шаг 6. Документы для бухгалтерии
По каждой операции формируются документы. Расчёты с иностранным агентом относятся к валютным операциям, даже если вам приходят рубли. Поэтому банк вправе запросить договор, отчёты агента и акты, а при крупных суммах договор ставят на учёт. Храните комплект документов по каждой сделке в одном месте.
Работаете с китайскими партнёрами? Оставьте заявку — менеджер пришлёт пример формулировки для договора и образцы документов. Оставить заявку
На чём спотыкаются чаще всего
Первая ошибка — договора нет, есть только переписка. Партнёр согласовал всё в чате, деньги пришли, а основания для поступления в учёте нет. Даже для небольшой сделки нужен договор или хотя бы подписанный счёт-оферта.
Вторая — суммы не совпадают. В договоре одна цифра, в счёте другая, в переписке третья. Китайская бухгалтерия задерживает оплату до выяснения, а ваш банк может задать вопрос. Сверяйте цифры перед отправкой.
Третья — счёт без назначения платежа. Партнёр не понимает, к какому договору относится оплата, и откладывает её. Номер договора и описание услуги в сопроводительном письме экономят несколько дней.
Четвёртая — документы начинают собирать после запроса банка. Если банк просит подтвердить операцию, а бумаги разбросаны по почте разных сотрудников, ответ затягивается. Ответственного за комплект документов лучше назначить заранее.
Сколько это стоит
Тариф такой: без комиссии от оборота, фиксированная стоимость обработки перевода и комиссия за обмен. В B2B один платёж часто оказывается крупным, и тут разница заметнее всего: процент от каждого счёта вы не отдаёте. Точные условия зависят от сценария, их обсуждают с менеджером.
Это законно?
В B2B-сделке с китайским партнёром ответ на этот вопрос должен лежать в одной папке с договором. Схему разбирали юристы, заключение пришлём по запросу. Деньги приходят в рублях на расчётный счёт, по каждой операции есть документы. Перед первой сделкой передайте агентский договор и заключение вашему юристу.
Про оплату от китайских туристов на месте и другие сценарии мы подробно написали в статье о приёме платежей из Китая.
Чек-лист перед первой сделкой
- Договор с китайским партнёром подписан, порядок оплаты описан.
- Агентский договор с ГудПейментс заключён, образцы документов у бухгалтера.
- Определено, кто выставляет счета и как узнаёт об оплате.
- Подготовлен шаблон сопроводительного письма с номером договора.
- Назначен ответственный за хранение документов по сделкам.
Частые вопросы
Можно ли принимать от китайской компании регулярные платежи?
Да. Схема подходит и для разовых сделок, и для ежемесячных счетов за услуги. К каждому платежу прилагаются документы.
Нужно ли китайской компании открывать счёт в России?
Нет. Партнёр получает счёт и оплачивает его из Китая.
В какой валюте получит деньги российская компания?
В рублях на расчётный счёт. Конвертация проходит автоматически.
Можно ли так оплатить поставщику в Китае?
Оплата зарубежным поставщикам — другая задача, здесь речь о приёме оплаты.
